Was ist ein ausgelagerter Prozess?

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Welche Tätigkeiten gemäß IATF 16949 und ISO 9001 Anforderungen genau darunter fallen, darüber streiten sich selbst erfahrene Auditoren untereinander.

Einig sind sich die Gelehrten darüber, das es Prozesse sind, die das Unternehmen zur Erfüllung der Kundenforderungen benötigt und nicht direkt vom Unternehmen selbst ausgeführt werden. Also ausgelagert sind. Klassisch sind das z.B. Oberflächenbehandlung wie galvanisieren und härten, oder die verlängerte Werkbank wenn z.B. Tätigkeiten und Vorrichtungen an die Lebenshilfe gegeben werden und dort ausgeführt werden, oder auch IT Dienstleistung.

Der Streitpunkt liegt meistens darin, ob es sich um eine zugekaufte Dienstleistung handelt oder es sich eben um einen ausgelagerten Prozess handelt. Da es bei 100 Experten es hierzu gefühlt 200 Meinungen gibt, möchten wir diese Frage hier auch nicht Auditfest beantworten. Darum geht es auch gar nicht. Es geht darum, wie sie im Unternehmen genau diese Prozesse handhaben. Unsere Empfehlung liegt als darin keine Fachdiskussion mit Ihrem Auditor zu beginnen, sondern dar zu legen, wie sie diese Prozesse im Unternehmen handhaben. Hierzu unsere Lösung:

Nehmen wir an, es ist klassisch zugekaufte Dienstleistung wie IT-Dienstleistung. Ohne diesen Support-Prozess geht heute nichts mehr im Unternehmen. Egal wie es betrachtet wird (ausgelagert oder nicht), die Frage ist doch, dass dieser Prozess in Ihrem Unternehmen unter beherrschten Bedingungen ausführt wird und wie dies geregelt bzw. sichergestellt ist. Dazu gehört dann unter anderem die Lieferantenauswahl und Qualifizierung, die regelmäßige Leistungsüberwachung z.B. durch Lieferantenaudits und / oder Anerkennung und permanente Überwachung gültiger Qualifizierungen. Hierzu lohnt es sich zum Beispiel in den Prozessbeschreibungen zu definieren, wie sie dieses entsprechend regeln und definieren. Leistungsanforderungen müssen klar definiert sein, z.B. in Lastenhefte.

Gleiches gilt auch für den Zukauf von Oberflächenbehandlungen. Hier wird erstens das Produkt spezifiziert z.B. an Mindest-Schichtstärken, Härtegraden und -Tiefen, Handhabung von Ausfallteilen. Zusätzlich selbstverständlich auch hier wieder Definition der Anforderungen an Lieferantenqualifizierung und Überwachung durch Wareneingangsprüfung und Lieferantenauditprogramm auf Basis einer Risikobetrachtung und der Wareneingangsergebnisse.

Für den aus unserer Sicht ausgelagerten Prozess wie die verlängerte Werkbank haben Sie sowieso die Verantwortung. Der Dienstleister haftet ja nur für die eigenen Fehler. Er haftet nicht, wenn er nachweisen kann, die Tätigkeit genau nach Ihren bzw. Kundenvorgaben ausgeführt zu haben. Eine passende Lieferantenüberwachung ist hier klare Unternehmerpflicht.

Gleiches gilt auch für Fremdfirmen, die Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen an Ihren Maschinen ausführen. Dies erlebt man im Audit recht häufig: „Das ist eine andere Firma, da haben wir de facto keinen Einfluss.“ Ausgeführt werden aber dort ihre Prozesse nach ihren Vorgaben in ihrem Betrieb. Ausgelagert oder gekaufte Dienstleistung spielt doch keine Rolle mehr. Die Frage im Audit ist immer wie wird dies gehandhabt nach den obigen Gesichtspunkten.

Hieraus ergibt sich auch eine mögliche Definition: „Ein ausgelagerter Prozess ist ein Prozess dessen Ergebnis sie nicht Reklamieren können“. Für den sie also selbst die Verantwortung haben. Wenn sie diese Definition anwenden, brauchen sie für alle anderen ausgelagerten Prozesse eine Überwachung gemäß unserer Beschreibung.

Fazit: Handhaben sie ausgelagerte Prozesse als Dienstleistung, brauchen Sie eine Lieferantenqualifizierung, eine adäquate Wareneingangsprüfung, ein Lieferantenauditprogramm auf Grund Risiko und Lieferperformance. Handhaben sie es als ausgelagerten Prozess, müssen sie die Art der Überwachung definieren die Kundenanforderungen gewährleisten. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung mittels Kontaktformular!

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