Korrekturmaßnahmen richtig bearbeiten

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Im Audit werden häufig Feststellungen in Form von Abweichungen definiert die korrekt abgearbeitet werden müssen. Dies gilt auch für die Bearbeitung bei Reklamationen die in Form von 8D Reporten beantwortet werden. Im Wesentlichen gliedert sich die Bearbeitung der Korrekturmaßnahmen in 4 Schritten:

  • Einleitung von Sofortmaßnahmen
  • Ursachenanalyse
  • Einleitung von Abstellmaßnahmen
  • Wirksamkeitsprüfung

Sofortmaßnahmen

Die Einführung von Sofortmaßnahmen bezieht sich immer auf den objektiven Nachweis bzw. dem Symptom oder dem gefundenen Fehler. Zwei Beispiele: a) in einem Umweltaudit wurde festgestellt, dass eine Feuerschutztür durch einem Keil blockiert war.

Mögliche Sofortmaßnahme: Mitarbeiter in den Bereichen auf das Verbot zu unterweisen und die Blockierung entfernen. Zusätzlicher Hinweis an Feuerschutztüren „Blockieren verboten“.

Ursachenanalyse

Hier bieten sich in der Regel 5Why Analysen an. Am besten ist, sie erstellen eine 5Why „warum wurde der Fehler nicht festgestellt?“ und zusätzlich mit der Frage: „Warum ist der Fehler aufgetreten?“ Wichtig ist, dass es bei dem Ergebnis der 5Why um systematische Ursachen handelt. Also Ursachen auf einen Prozess. Auf dem Prozess beziehen sich wiederkehrende Abläufe. Es muss also das erneute Auftreten des Problems oder Fehler verhindert werden.

Mögliche 5Why zu a) –auftreten-

Warum war die Feuerschutztür blockiert?
Der Mitarbeiter hat die Tür verkeilt, um ein besseres Raumklima zu schaffen.
Warum wollte der Mitarbeiter ein besseres Raumklima schaffen?
Weil sich die Räume im Sommer stark aufheizen und das Arbeiten erschwert.
Warum heizen sich die Räume so stark auf?
Weil die Isolierung nicht ausreichend ist und es keine Klimatisierung gibt.
Warum gibt es keine ausreichende Isolierung / Klimatisierung?
Weil es bei der Bauplanung / Erweiterung nicht richtig berücksichtigt wurde.

Zu a) – entdecken-

Warum war die Blockierung nicht aufgefallen?
Weil die blockierte Tür nicht gemeldet wurde.
Warum wurde die blockierte Tür nicht gemeldet?
Weil niemanden richtig bewusst war, das das Verkeilen von Feuerschutztüren verboten ist.
Warum war es niemanden richtig bewusst?
Weil es keine ausreichende Unterweisung zu Sicherheit und Brandschutz gab.

Abstellmaßnahmen

Als mögliche Abstellmaßnahmen kommen die Anpassung der regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen zu diesem Thema sowie die Aufnahme des Prüfpunkts „verkeilte Feuerschutztüren“ bei Betriebsbegehungen durch die Fachkraft. Außerdem werden Maßnahmen zur Klimaverbesserung im Unternehmen umgesetzt (Klimaanlage, Lüftung).

Wirksamkeitsprüfung

Bei weiteren Rundgängen und Stichproben wurden nach Umsetzung der Maßnahmen keine verkeilten Türen mehr festgestellt.

Praxishinweis

Uns ist natürlich klar, dass eine solche optimale Lösung für ein fast „banales“ Thema in der Praxis eher selten ist. Dieses Beispiel zeigt jedoch auch deutlich, dass eine Umsetzung von langfristigen Aktionen nur im Team zu lösen ist. Hier wären z.B. eingebunden: Facility Management, Brandschutzbeauftragter, Abteilungsleiter, oberste Leitung (muss die Klimaanlage genehmigen), ggf. Personalwesen (Schulung / Unterweisung mit Organisieren), Einkauf (Bestellung auslösen)

Und genau hier zeigt sich oft das eigentliche Problem: Der QMB oder hier der Umweltbeauftragte sollen das Thema alleine lösen. Und das funktioniert nicht. Versuchen sie also solche Themen gemeinsam zu lösen und schaffen möglichst die Voraussetzungen hierfür.

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